小貼士:避免收信人忽略你的電郵

Posted on April 10, 2016 By       1,910

小貼士:避免收信人忽略你的電郵

我們都曾經試過的:花了很多時間和努力,打造一封完美的電郵。

結果,沒有人回應你這封專心寫作(和重要)的電郵。

那麼,要如何避免這個情況呢?

把主題寫得內容豐富
首先,當然要先把電郵主題寫好,主題往往是人們唯一會看的部份,決定他們會按下 “刪除” 還是 “回覆”。

專家建議一條方程式,用來寫好電郵主題:先用一個動作主詞,如 “FYI”、”action required” 或者 “response requested”。然後,就是方程式:”修飾語+名詞+動作”。

舉例,”FYI: Brainstorm meeting scheduled.” 就是一個好的電郵主題。這可以幫助收信人把電郵分類到適當的資料夾中。

另外,專家也提到,請勿使用全大寫的主題,這令人很難閱讀,拖慢了收信人看電郵。

而有主修商業通訊的禮儀專家說,電郵中加上名字,也是很好的習慣,好像 “Hello, Barry, it’s Jacqueline Whitmore.” 會比較容易得到收信人的回覆。

簡短扼要
專家說,電郵內文越短越好。

開始時,用上招呼,避免感覺如下命令一樣。然後是簡潔到位的內文,註明日期和時間等。”不要說 ASAP,ASAP 不是一個時間。”

突出重點
專家提到,列點可以突出重要的訊息,把重要文字變粗體也有幫助。

“所有你希望對方看到或者回覆的事宜-最好都採用列點的方式。”

最後,專家建議以 “Best Regards, Katie” 之類,示意電郵的作結。經常加上電郵簽名,因為對方可以用電話給你回應。

若果,效果沒兩樣,你的電郵仍然給忽略了,那麼專家提議老方法好了:打電話給對方。

Source: 3 steps to get your co-workers to stop ignoring your emails

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